Procesul de angajare reprezinta un proces esential pentru orice companie, si chiar daca pare simplu la o prima vedere, acesta trebuie sa se desfasoare potrivit legislatiei in vigoare si sa urmeze o serie de pasi bine definiti. Angajatorii trebuie sa fie foarte atenti la obligatiile legale ce trebuie respectate odata cu decizia de a incadra in munca persoane fizice pentru a evita astfel amenzile ce pot fi aplicate in urma controalelor desfasurate de Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM).

Orice companie trebuie sa stie ce obligatii are din punct de vedere legal si ce pasi esentiali trebuie sa urmeze in cadrul procesului de angajare.

Documente necesare angajarii

Dupa ce procesul de selectie se incheie, angajatorul trebuie sa intocmeasca toate formalitatile necesare angajarii persoanei selectate. Astfel, dupa ce candidatul a primit oferta de angajare, este sunat de catre companie pentru a fi programat pentru medicina muncii, acesta fiind practic primul pas in procesul propriu-zis de angajare.

Urmatorul pas consta in programarea candidatului pentru semnarea contractului de munca.

La semnarea contractului, viitorul angajat trebuie sa se prezinte cu urmatoarele documente, in copie:

• carte de identitate
• certificat de nastere
• act/diploma de studii
• certificatul medical care atesta faptul ca angajatul este apt de munca

Pe langa aceste documente care sunt obligatorii, companiile mai pot solicita la angajare si acte de la fostul angajator, precum: decizia de incetare, adeverinta de vechime sau adeverinta cu stagiu de cotizare CAS.

De asemenea, un alt document care mai poate fi solicitat de catre companii, in unele cazuri, in functie de pozitia pe care urmeaza sa o ocupe candidatul, este cazierul.

In cazul in care candidatul va ocupa o functie care necesita dovada absolvirii unui anumit curs, atunci, pe langa diploma de studii, trebuie sa prezinte si acel certificat care sa ateste absolvirea cursului respectiv.

Toate documentele solicitate de catre angajator viitorului angajat trebuie prezentate in copie, si nu in original.

 

Inregistrarea contractului in REVISAL

Contractul de munca semnat de catre viitorul angajat trebuie transmis catre Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM) si inregistrat in REVISAL pana cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre persoana nou angajata. Revisal este aplicatia pusa la dispozitia angajatorilor de catre Inspectia Muncii pentru inregistrarea incheierii, modificarii, suspendarii sau incetarii contractelor de munca. Revisal este de fapt denumirea prescurtata pentru “Registrul General de Evidenta a Salariatilor”, care cuprinde toate contractele individuale de munca in desfasurare.

Ce date trebuie transmise catre REVISAL de catre angajator:

• datele de identificare ale angajatorului (persoana fizica sau juridica de drept privat, respectiv institutie/autoritate publica/alta entitate juridica care angajeaza personal in baza unui contract individual de munca), precum: denumire, cod unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscala – CIF, sediul social si numele si prenumele reprezentantului legal pentru persoanele juridice, respectiv numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice;
• datele de identificare ale salariatului, precum: numele, prenumele, codul numeric personal-CNP, cetatenia si tara de provenienta
• data semnarii contractului individual de munca si data inceperii activitatii;
• functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania (COR) sau a altor acte normative;
• tipul contractului individual de munca;
• durata contractului individual de munca, respectiv nedeterminata/determinata;
• durata timpului de munca si repartizarea acestuia, in cazul contractelor individuale de munca cu timp partial;
• salariul de baza lunar brut, indemnizatiile, sporurile, precum si alte adaosuri, asa cum sunt ele prevazute in contractul individual de munca sau, dupa caz, in contractul colectiv de munca;
• datele de identificare ale utilizatorului, in cazul contractelor de munca temporara.

 

Ce informatii trebuie sa contina contractul de munca

In primul rand, in contractul de munca trebuie sa fie foarte clar specificat ce tip de contract se incheie intre angajat si angajator, daca este vorba despre un contract individual de munca, pe perioada determinata, caz in care se trece si perioada, nedeterminata sau despre un contract de munca temporara.

Exista si situatii cand contractual de munca poate fi unul cu profil inegal de lucru, ceea ce inseamna ore de noapte lucrate, sau cu timp partial de lucru, caz in care trebuie specificiata si norma de lucru, 4 sau 6 ore de munca pe zi, precum si intervalul orar in care angajatul isi va desfasura activitatea.

De asemenea, daca se lucreaza si in weekenduri, se adauga in contract sporul de weekend. Lucrul in ture, la fel, trebuie specificat de la bun inceput in contract.

In cadrul contractului, sunt specificate si datele companiei, datele salariatului, functia, perioada de cand intra in vigoare contractul, salariul de incadrare, sporurile si alte clauze suplimentare.

Orice modificare la contractul de munca, care intervine pe parcurs, se face prin act aditional, care se semneaza de ambele parti. La fel se procedeaza si in cazul contractului de munca pe perioada determinata in momentul in care se prelungeste perioada.

In acelasi timp, clauzele contractului individual de munca vor trebui sa respecte prevederile contractului colectiv de munca (incheiat la nivelul companiei sau la nivel de ramura de activitate) si ale legislatiei in domeniul muncii si protectiei sociale.

 

Ce trebuie sa contina mapa de angajare, pe langa contractul de munca

Dupa ce toate documentele necesare angajarii au fost prezentate angajatorului, se trece la intocmirea propriu-zisa a contractului de munca, care va fi redactat in doua exemplare, dintre care unul va ramane la angajator si unul ii va fi inmanat angajatului. La fel se va proceda si cu fisa de post, care reprezinta, de asemenea, un document obligatoriu care trebuie intocmit la angajare.

In cazul in care angajatorii ofera angajatilor posibilitatea de a lucra in telemunca, aceasta forma de activitate trebuie stipulata intr-un act aditional la contractul de munca.

De asemenea, dosarul de angajare poate sa mai cuprinda un si act privind clauza de confidentialitate impusa de catre companie angajatului. Aceasta clauza depinde foarte mult de functia pe care urmeaza sa o ocupe angajatul in cadrul companiei.

In aceeasi zi in care se semneaza contractul de munca, trebuie indeplinite de catre angajator si formalitatile in ceea ce priveste instructajul noului angajat in privinta securitatii si sanatatii in munca (SSM), cat si cel de prevenire si stingere a incendiilor (PSI). In cazul celor cu contract de munca temporara, instructajul general va fi realizat de catre agentul de munca temporara, in timp ce utilizatorul va face instructajul specific la locul de munca.

 

Perioada de proba difera in functie de tipul contractului de munca

Este obligatoriu ca in contractul de munca sa fie precizata si perioada de proba, care de altfel trebuie adusa la cunostinta angajatului in momentul semnarii contractului.

Perioada de proba difera si ea in functie de contractual de munca. Daca este vorba de un contract individual de munca pe perioada nedeterminata, perioada de proba este de 90 de zile calendaristice, pentru o persoana care nu are functie de conducere si 120 de zile calendaristice pentru o persoana care urmeaza sa ocupe o functie de conducere.

Potrivit Codului Muncii, salariatul incadrat cu contract individual de munca pe durata determinata poate fi supus unei perioade de proba, care nu va depasi:

• 5 zile lucratoare pentru o durata a contractului individual de munca mai mica de 3 luni;
• 15 zile lucratoare pentru o durata a contractului individual de munca cuprinsa intre 3 şi 6 luni;
• 30 de zile lucratoare pentru o durata a contractului individual de munca mai mare de 6 luni;
• 45 de zile lucratoare in cazul salariatilor incadrati in functii de conducere, pentru o durata a contractului individual de munca mai mare de 6 luni.

In ceea ce priveste contractul de munca temporara, perioada de proba difera in functie de perioada pe care este incheiat contractul. Astfel, pentru un contract incheiat pentru o luna de zile, perioada de proba este de 2 zile lucratoare, pentru un contract incheiat pe o perioada cuprinsa intre o luna si trei luni, perioada de proba este de 5 zile lucratoare, intre 3 luni si 6 luni, perioada de proba este de 15 zile si pentru contractele care depasest 6 luni, perioada de proba este de 20 de zile lucratoare.