Documente necesare la un control ITM: Lista completă pentru angajatori

Un control neprevăzut din partea inspectorilor ITM poate reprezenta o adevărată provocare pentru multe dintre companii. Soluția pentru a nu fi luat prin surprindere de către inspectorii de munca este ca toate actele pe care aceștia ar putea să le solicite să fie tot timpul pregatite, mai ales ca, începând din această vară, documentele pot fi cerute și în format electronic, înainte ca inspectorii să vină la verificări la sediu. Pe lângă riscul amenzilor, lipsa documentelor necesare poate duce la suspendarea activității sau atragerea unor răspunderi juridice. Prin urmare, o bună organizare administrativă și respectarea legislației muncii devin priorități strategice pentru orice angajator.

 

Ce verifică ITM în cadrul unui control?

Inspecția Muncii îndeplinește funcția de autoritate de stat, prin care asigură exercitarea controlului în domeniile relațiilor de muncă, securității și sănătății în muncă și supravegherii pieței.

Activitatea de control a Inspecției Muncii are ca scop asigurarea respectării și prevenirea încălcării dispozițiilor legale referitoare la relațiile de muncă, securitate și sănătate în muncă dar și protecția salariaților care lucrează în condiții deosebite.

În ceea ce privește domeniul relațiilor de muncă, controalele desfășurate de ITM pot fi de trei feluri:

I. Controale de fond

Acestea au ca obiectiv verificarea modului în care angajatorii aplica prevederile legislației muncii, precum și realizarea unei analize de ansamblu a activității în domeniul relațiilor de munca, în vederea constientizarii și eliminarii deficientelor constatate la angajator cu privire la respectarea legislației muncii;

II. Controale tematice

Acoperă un număr limitat de domenii din cele reglementate de legislația muncii și se desfășoară într-o perioadă scurtă de timp; aceste tipuri de controale oferă o imagine parțială a modului de organizare și desfășurare a activității angajatorului, concludentă însă asupra problemei care constituie tema controlului;

III. Controalele tip campanie

Constau în verificare inopinată a unui aspect sau a unui număr limitat de aspecte reglementate de legislația muncii și se desfășoară pe domenii de activitate, fie la nivel național, fie pe zone geografice.

În urma acestor trei categorii de controale, inspectorii ITM finalizează activitatea de control fie prin procese-verbale de control, fie prin procese-verbale de constatare și sancționare.

În procesele-verbale de control ITM se consemnează constatările privind nerespectarea prevederilor legale, iar inspectorii de muncă impun ca abaterile constatate în domeniul relațiilor de muncă să fie remediate într-un timp limitat, dispunând măsuri obligatorii, cu termene concrete de realizare. Procesul-verbal de control are calitate de act oficial de la data încheierii lui, angajatorul având obligația de a îndeplini măsurile dispuse prin acesta. Prin același proces-verbal de control, angajatorul este înștiințat cu privire la obligația de a informa, în scris, Inspectoratul Teritorial de Muncă cu privire la modalitatea de îndeplinire a măsurilor stabilite.

Prin procesele-verbale de constatare și sancționare a contravențiilor se aplică sancțiuni pentru acele fapte de încălcare a prevederilor legislației muncii care sunt prevăzute de actul normativ ca fiind contravenții.

 

Obligațiile legale ale angajatorilor în fața ITM

Angajatorii au o serie de obligații legale față de Inspecția Muncii, printre care se numără păstrarea documentelor esențiale privind contractele de muncă, plata salariilor, securitatea muncii, dar și respectarea termenelor de raportare către autorități. De asemenea, angajatorul este responsabil cu instruirea angajaților în privința normelor de sănătate și securitate în muncă și cu evidențierea clară a timpului lucrat.

Este important de reținut că lipsa transparenței, a colaborării cu inspectorii sau refuzul de a furniza documentele solicitate poate duce la sancțiuni severe.

 

Domeniile vizate în timpul inspecției

Controalele ITM acoperă o arie largă de domenii, printre care:

• Contractele individuale de muncă și durata acestora;
• Salarizarea, programul de lucru și orele suplimentare;
• Regulamentul intern și contractul colectiv de muncă (dacă există);
• Condițiile de muncă și respectarea normelor de securitate și sănătate în muncă;
• Evidența concediilor, a pontajelor și a plăților;
• ReviSal – registrul general de evidență a salariaților;
• Documente privind lucrătorii din străinătate (pentru firmele de recrutare).

 

Sancțiuni și riscuri pentru lipsa documentelor necesare

Lipsa documentelor solicitate în cadrul unui control ITM poate atrage o serie de sancțiuni, de la avertismente până la amenzi contravenționale care pot ajunge până la 200.000 lei, în funcție de gravitatea faptei. În cazuri grave, cum ar fi munca nedeclarată, ITM poate dispune inclusiv suspendarea activității companiei.

Mai mult, în situațiile de recidivă sau de neîndeplinire a măsurilor dispuse în urma unui control anterior, sancțiunile pot fi majorate, iar angajatorul riscă inclusiv răspunderea penală.

 

Lista documentelor necesare pentru un control ITM

Niciun control ITM în domeniul relațiilor de muncă nu te va lua prin surprindere dacă te asiguri că toate documentele de mai jos sunt la îndemână și în regulă:

1. Registrul unic de control
2. Actele constitutive ale angajatorului, precum:

• Actul constitutiv al societății;
• Certificatul de înmatriculare la Registrul comerțului;
• Hotărârea judecătorească de înființare;
• Codul fiscal;
• Autorizația de funcționare;
• Acte adiționale de modificare, completare;
• Procură notarială de împuternicire pentru reprezentantul angajatorului;

3. Registrul general de evidență a salariaților:

• documentele de plată a salariilor semnate de salariați;
• foaia colectivă de prezență a salariaților;
• documente justificative privind acordarea concediilor de odihnă, concediilor medicale, concedii pentru îngrijirea copilului, concediilor fără plată, concedii de studii, acordarea orelor suplimentare;
• pentru dovedirea existenței unui raport juridic de muncă: facturi fiscale, avize de însoțire a mărfii, monetare, foi de parcurs, registrul de casă, etc;
• registrul de procese-verbale de predare-primire în cazul societăților de pază;
• normative de plată în acord în cazul societăților care practică acest tip de salarizare;
• dovada depunerii la ITM a registrului general de evidență al salariaților în forma electronică;
• decizia de numire a persoanei care completează și transmite datele în registrul general de evidenta a salariaților (ReviSal) sau contractul cu societatea prestatoare abilitată în acest sens, cu informarea făcută la ITM;
• planificarea concediilor de odihnă.

4. Dosarele de personal ale salariaților, care trebuie să cuprindă:

• dovada realizării obligației de informare prevăzută la art.17 din Codul Muncii;
• cerere de angajare;
• curriculum vitae;
• acte stare civilă;
• acte de studii şi calificare;
• fișa de aptitudini;
• contractul individual de muncă care va cuprinde salariul și elementele constitutive ale acestuia potrivit legii, actele adiționale și celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă;
• avizul medical;
• fișa postului;
• acte privind cercetarea și aplicarea sancțiunilor disciplinare;
• autorizația de muncă (în cazul salariaților cetățeni străini);
• certificatul de cazier judiciar (unde este cazul);

5. Contractul colectiv de muncă (unde este cazul)
6. Regulamentul intern
7. Pentru angajatorii care au ca obiect principal de activitate – selecția și plasarea forței de muncă în străinătate:

• actul constitutiv, din care să reiasă obiectul de activitate, potrivit art. 5 din Legea nr. 156/2000, modificată și completată;
• contracte care conțin oferte ferme de locuri de munca, încheiate cu persoane juridice, persoane fizice și organizații patronale din străinătate;
• acte doveditoare din care să rezulte condițiile și modul în care se va desfășura activitatea de mediere: spațiul, dotările și echipamentele utilizate, numărul, structura și calificarea personalului care prestează serviciile de mediere, posibilitatea accesului la ofertele de locuri de muncă ale angajatorilor din străinătate, stabilirea de relații cu parteneri de mediere străini;
• organizarea unei bănci de date cu privire la ofertele și solicitările de locuri de munca, precum și informații referitoare la condițiile de ocupare a acestora și la calificările și aptitudinile solicitanților aflați în evidență;
• dovada înregistrării la inspectoratul teritorial de muncă;
• documente ale cetățenilor români trimiși să lucreze în străinătate: actul de identitate; pașaportul, paginile cu fotografia și cu viza; carnetul de muncă, din care sa rezulte ca i-a încetat activitatea în țară, în condițiile legii; actele de calificare; certificatul de sănătate; contractul de mediere; contractul individual de muncă, în limba română; certificatul de cazier judiciar.

8. Alte documente necesare efectuării controlului în domeniul relațiilor de muncă.

Foarte important de reținut este faptul că inspectorii ITM pot solicita documentele în format electronic, înainte de a veni în control, odată cu intrarea în vigoare, din această vară, a Legii 208/2021. Această schimbare a venit la scurt timp după ce s-a decis că încheierea actelor de muncă se va putea face și în format electronic prin semnătura electronică.

Trebuie precizat însă că la verificări, inspectorii de stat, odată ce au cerut în prealabil documentele în format electronic, nu mai pot cere și formatul tipărit al acelorași documente.

 

Documente privind timpul de lucru și salarizarea

În cadrul controlului ITM, inspectorii solicită deseori documente care atestă respectarea duratei legale a timpului de lucru, inclusiv orele suplimentare, repausurile și zilele libere legale. Printre aceste documente se numără:

• Pontajele zilnice/foile colective de prezență;
• Programul de lucru individual sau pe ture;
• Decizii privind munca în schimburi;
• Dovezi privind compensarea orelor suplimentare;
• Statele de plată;
• Documente privind bonificațiile, primele și alte drepturi salariale.

Aceste documente trebuie să reflecte corect realitatea și să fie corelate între ele – spre exemplu, pontajul trebuie să coincidă cu statul de plată.

 

Registre și evidențe obligatorii pentru securitatea muncii

Un alt aspect vizat în cadrul controalelor este securitatea și sănătatea în muncă (SSM). Angajatorii trebuie să dețină și să prezinte următoarele documente:

• Fișe individuale de instruire SSM semnate;
• Planul de prevenire și protecție;
• Evaluarea riscurilor profesionale;
• Raportul de protecție a muncii întocmit anual;
• Contractul cu firma externă de SSM (dacă e externalizat serviciul);
• Dovezi privind dotarea cu echipamente de protecție;
• Documente privind controalele medicale periodice;
• Atestatele pentru lucrul în condiții speciale (unde este cazul).

Fără aceste documente, angajatorul riscă sancțiuni severe și chiar suspendarea activității în cazul unui pericol grav identificat pentru sănătatea angajaților.

 

Concluzie 

Un control ITM nu trebuie privit ca o amenințare, ci ca o oportunitate de a verifica dacă toate procesele interne respectă legislația muncii. Angajatorii care se pregătesc temeinic, care păstrează documentația în ordine și actualizată și care colaborează deschis cu inspectorii au toate șansele să parcurgă controlul fără probleme.

Digitalizarea documentelor și utilizarea semnăturii electronice sunt instrumente moderne care pot simplifica gestionarea resurselor umane și pot reduce riscul unor abateri. Într-un mediu de afaceri din ce în ce mai reglementat, conformarea legală devine un element esențial al reputației și sustenabilității unei companii.

 

Noi suntem Smartree, pionieri în outsourcing și servicii de administrare a personalului, activi de 25 de ani pe piața HR din România. Venim cu soluții inovatoare, strategice și automatizate pentru provocările din zona ta de HR. Pe lângă specialiști payroll și HR, consultanți legislativi și creatori ai platformei MyStaff, ne dorim mai presus de toate să îți fim un partener de încredere. Contactează-ne pentru o discuție!