written by Gestionarea cheltuielilor realizate de angajați este una dintre acele activități „invizibile”, dar esențiale pentru o organizație. Indiferent că vorbim despre deplasări în interes de serviciu, achiziții necesare unei activități sau cheltuieli ocazionale, procesul din spatele decontării presupune o colaborare strânsă între angajat, manager și departamentul financiar-contabil.
Deconturile par simple până când responsabilitatea cade asupra ta, iar un angajat revine din deplasare, își pierde pierde bonul printre zecile de emailuri și între timp se schimbă și cursul valutar.
În realitate însă, lucrurile nu sunt întotdeauna atât de simple. Documente justificative care trebuie strânse și verificate, aprobări care întârzie, diferențe de curs valutar pentru deplasările externe, calcule manuale care pot genera erori — toate acestea consumă timp, creează blocaje și duc la nemulțumiri.
Atunci când procesul nu este clar, standardizat și digitalizat, deconturile se transformă dintr-o procedură internă firească într-o povară administrativă, care încetinește activitatea tuturor. Într-o perioadă în care eficiența operațională și controlul costurilor sunt critice, companiile au nevoie de o soluție modernă, care să ofere transparență și automatizare la fiecare pas.
Decontul de deplasare și ordinul de deplasare
Decontul este documentul justificativ prin care un salariat care a efectuat o deplasare în interes de serviciu solicită rambursarea cheltuielilor efectuate în timpul delegării. Art. 43–44 din Codul muncii definesc delegarea, iar decontul este mijlocul prin care se acordă drepturile aferente (diurnă, transport, cazare).
Ordinul de deplasare este documentul emis de angajator prin care se dispune trimiterea salariatului într-o altă localitate pentru îndeplinirea unor sarcini de serviciu.
Decontul poate fi utilizat și în situația detașării, prevăzută la art. 45–47 din Codul muncii, atunci când salariatul își desfășoară temporar activitatea la un alt angajator sau într-o altă localitate. În acest caz, salariatul are dreptul la decontarea cheltuielilor de transport și cazare, precum și, dacă este cazul, la o indemnizație specifică detașării.
Vezi și articolul Smartree: Detașare vs. delegare: Diferențe esențiale pentru angajatori
Ce este MyStaff Expenses?
MyStaff Expenses este modulul MyStaff care aduce ordine, transparență și automatizare în procesul de gestionare a cheltuielilor. Totul într-o platformă unică, accesibilă oricând și de oriunde.
MyStaff Expenses este o soluție software care gestionează automat:
- Ordinele de deplasare
- Deconturile de cheltuieli
- Controlul bugetului cheltuielilor angajaților
Sistemul oferă fluxuri predefinite de aprobare, integrare cu procesul de calcul salarial și vizibilitate completă asupra costurilor generate în cadrul organizației.
De ce ai nevoie de MyStaff Expenses?
Control automatizat al cheltuielilor
- Generarea rapidă a ordinelor de deplasare;
- Deconturi clasificate pe tipuri de cheltuieli și limite prestabilite;
- Calcul automat al diurnei (deductibilă / nedeductibilă);
- Eliminarea riscului de erori în procesare și raportare.
Angajații încarcă dovezile de plată direct din platformă (scanare / upload), iar sistemul se ocupă de calcule.
Simplificarea procesului de aprobare
Cu fluxuri de aprobare conforme politicilor interne:
- Angajat → Manager → Contabilitate, automat și transparent;
- Drepturi de utilizator configurabile (roluri multiple);
- Back-up automat pentru continuitate în aprobare;
- Alerte și notificări pentru statusul deconturilor.
Fără emailuri pierdute, fără întârzieri, fără discuții suplimentare.
Raportare și vizibilitate în timp real
Oferă managementului acces la:
- Monitorizarea cheltuielilor pe departamente, centre de cost sau utilizatori;
- Statistici și rapoarte exportabile (XLS, PDF);
- Analize rapide pentru bugetare și control financiar.
Deciziile se bazează pe date reale, nu pe estimări.
Functionalități-cheie MyStaff Expenses
- Disponibil pe desktop și mobil (telefon/tabletă)
- Administrare completă a utilizatorilor și cursului valutar
- Fluxuri complete pentru cheltuieli și delegații
- Integrare directă cu MyStaff Payroll și cu sisteme de contabilitate
- Implementare rapidă: import angajați, structură organizațională, draft deconturi
Beneficii pentru întreaga organizație
Studii & statistici
- Un studiu publicat de Global Business Travel Association arată că 51% dintre decidenții HR şi financiar consideră că procesele manuale de decontare a cheltuielilor nu sunt adecvate pentru mediul de lucru hibrid.
- Într-un caz de implementare la OKI Europe via soluţia Emburse Enterprise, procesul de rambursare a cheltuielilor a devenit 70% mai rapid, iar cheltuielile totale au scăzut cu 20%.
- Rapoartele despre piața europeană de software pentru gestionarea cheltuielilor T&E (travel & expense) arată că din ce în ce mai multe companii folosesc aplicații care automatizează procesele interne legate de cheltuieli. În trecut, potrivit SAP Concur, angajații completau manual formulare cu cheltuieli, atașau chitanțe pe hârtie și trimiteau totul spre aprobare acum, software-ul de tip “expense management” face automat mare parte din aceste etape.
Modernizează modul în care gestionezi deconturile
MyStaff Expenses transformă procesul de decontare dintr-un proces birocratic într-o experiență eficientă și controlată. Mai puțin timp pierdut. Mai puține erori. Mai multă vizibilitate.
Solicită un demo MyStaff Expenses și vezi cum poți transforma gestionarea cheltuielilor în organizația ta — simplu, rapid și digital.
Noi suntem Smartree, lideri în outsourcing și servicii de administrare a personalului, activi de 25 de ani pe piața HR din România. Venim cu soluții inovatoare, strategice și automatizate pentru provocările din zona ta de HR. Pe lângă specialiști payroll și HR, consultanți legislativi și creatori ai platformei MyStaff, ne dorim mai presus de toate să îți fim un partener de încredere. Contactează-ne pentru o discuție!
