written by Intr-o perioada marcata de un dinamism accentuat in ceea ce priveste schimbarile de abordare a planurilor si strategiilor de business, automatizarea diverselor procese la nivel de companie joaca un rol din ce in ce mai important in atingerea obiectivelor organizatiei si in mentinerea competitivitatii acesteia in piata.
Astfel, toate departamentele din cadrul unei companii cauta sa-si simplifice munca prin integrarea tehnologiei in activitatile curente, iar domeniul de resurse umane nu reprezinta o exceptie.
Necesitatea de a eficientiza procese precum salarizarea, administrarea de personal sau recrutarea de noi talente face ca departamentele de resurse umane sa adopte diverse solutii software, care sa vina in sprijinul managerilor si specialistilor HR. O astfel de solutie este si suita software MyStaff, oferita de Smartree.
MyStaff este o platforma software modulara pentru departamentul de resurse umane, cu care poti gestiona eficient intregul parcurs al angajatilor in companie, de la recrutare si pana la exit interview. De asemenea, prin intermediul MyStaff poti automatiza cele mai importante procese din cadrul unei organizatii precum salarizare, administrare de personal sau pontaj.
Procese cheie care pot fi optimizate cu ajutorul MyStaff
1. Administrare personal
Cu ajutorul modulului Personnel, parte din suita MyStaff, poti simplifica, eficientiza si totodata automatiza toate activitatile care tin de administrarea personalului, prin introducerea acestora intr-o baza de date unica.
De asemenea, utilizatorii acestui modul au posibilitatea generarii documentelor, de care au nevoie, in mod automat, direct din aplicatie.
Tot prin intermediul acestui software, poti genera organigrama grafica a companiei in timp real.
2. Salarizare
MyStaff Payroll te ajuta sa simplifici procesul de calcul salarial si iti ofera siguranta platii la timp si fara erori a salariilor angajatilor, respectand normele legale si politicile de companie.
Pe langa colectarea si validarea datelor necesare calcularii salariilor si a realizarii calculului salarial propriu-zis, modulul Payroll genereaza automat livrabile si ofera posibilitatea integrarii cu sisteme financiar contabile si cu sisteme de pontaj.
3. Raportare
Pentru configurarea si vizualizarea de rapoarte pe baza datelor legate de personal si evolutia lor in timp, Smartree iti pune la dispozitie software-ul MyStaff Reporting. Cu ajutorul acestui instrument, poti genera documente standard precum declaratia D112 si ai posibilitatea obtinerii de rapoarte referitoare la istoricul retinerilor si datoriilor salariatilor pe orice perioada.
Un alt avantaj al utilizarii MyStaff Reporting este reprezentat de posibilitatea configurarii de note contabile la nivel global si la nivel de centru de cost si elemente de cheltuiala.
4. Self Service
MyStaff Employee Self Service asigura accesul online al angajatilor la informatii personale si simplifica interactiunea dintre angajati, manageri si departamentul de HR.
Prin intermediul acestui modul, angajatii isi pot vizualiza datele din contractul de munca, fluturasii de salariu, numarul de zile de concediu efectuate si neefectuate, precum si orele suplimentare. De asemenea, acestia pot genera singuri diverse tipuri de adeverinte, ca de exemplu: adeverinta de angajat pentru banca, adeverinta pentru spitalizare, adeverinta de salariu, adeverinta de asigurat CASS.
5. Pontaj
Colectarea automata a orelor lucrate de catre angajati si a concediilor efectuate prin integrarea cu sisteme de control acces poate fi realizata cu succes folosind MyStaff Time.
Soft specializat de pontaj, MyStaff Time te ajuta sa inregistrezi in mod automat prezenta angatilor, precum si cererile de absenta ale acestora.
Tot cu ajutorul MyStaff Time poti procesa pontajele pentru salarizare, prin integrarea automata cu modului Payroll, si totodata poti genera si fisele legale de pontaj.
Â
6. Programul angajatilor in ture
In cazul in care in compania ta exista necesitatea organizarii programului in ture de zi si de noapte, zile lucratoare si nelucratoare in functie de profil si reguli specifice de pontaj si transfer, Smartree iti vine in ajutor cu MyStaff Schedule.
Modulul software MyStaff Schedule permite definirea unor evenimente precum ture, activitati sau zile libere. Planificarea se poate face manual sau automat, pornind de la evenimente predefinite sau ajustabile.
MyStaff Schedule te ajuta si in planificarea programului si proceselor de calcul al indicatorilor din fisele de pontaj si astfel salarizarea poate fi realizata rapid, prin crearea unor reguli care se replica de la o luna la alta.
7. Deconturi si cheltuieli in interes de serviciu
Pentru gestionarea automatizata a ordinelor de deplasare si a deconturilor de cheltuieli si in acelasi timp pentru simplificarea relatiei angajat-manager-contabilitate, Smartree a realizat instrumentul software MyStaff Expenses.
Pe baza unui flux de aprobare prestabilit, MyStaff Expenses simplifica considerabil procesul de aprobare a cererilor de deplasare si a deconturilor de cheltuieli efectuate de angajati in interes de serviciu.
Monitorizarea cheltuielilor in timp real si descarcarea de rapoarte si statistici sunt alte cateva avantaje care deriva din utilizarea MyStaff Expenses.
8. Recrutare
Cu ajutorul MyStaff Recruitment poti simplifica fluxul procesului de selectie prin stocarea tuturor informatiilor aferente candidatilor intr-o baza de date unica, centralizata, care poate fi utilizata oricand. Astfel, poti utiliza informatiile stocate si in cadrul altor procese de recrutare, iar continuitatea proiectelor de la un responsabil la altul este garantata.
Prin intermediul acestui modul, ai posibilitatea conectarii la platformele de joburi eJobs si BestJobs, precum si la pagina de cariere a companiei. In acest mod, vei avea parte de o monitorizare eficienta, in timp real, a fiecarei surse de candidati si vei putea optimiza costurilor asociate fiecarui tip de proces de recrutare in parte.
9. Exit Interview
MyStaff Exit Interview reduce timpul alocat interviurilor de plecare clasice si ofera posibilitatea de a defini tipurile de intrebari si variante de raspunsuri dorite, pentru a avea un chestionar dinamic si usor de utilizat de catre angajati.
De asemenea, MyStaff Exit Interview genereaza rapoarte grafice pe baza centralizarii chestionarelor completate in timpul interviurilor de iesire si astfel poti afla indicatorii privind sanatatea organizatiei si rata de plecare din companie a angajatilor si totodata poti indentifica motivele de plecare.
10. Trainuire angajati
MyStaff Training este un instrument software conceput pentru definirea planului anual de training, evaluarea si monitorizarea activitatilor de instruire din companie, dar totodata si pentru gestionarea facila a resurselor si cursantilor.
Ca si avantaje majore, MyStaff Training ajuta la definirea KPI-urilor, rapoartelor si a indicatorilor specifici pentru eficientizarea analizei datelor la nivel de management, iar prin automatizarea logisticii si a raportarii (locatii, instructor, feedback centralizat) usureaza intregul proces de dezvoltare a angajatilor.
11. Notificari automate
Cu ajutorul MyStaff Notifier, poti afla la timp de expirarea contractelor de munca ale angajatilor sau a perioadelor de proba, cat si de termenele limita pentru evaluarile medicale ale angajatilor. Notificarile pot fi setate pentru a fi transmise catre utilizatorii din departamentul de resurse umane (grup predefinit de e-mail) sau catre fiecare angajat in parte.
Totodata, poti seta o notificare automata astfel incat de ziua de nastere a unui angajat, acesta sa primeasca pe e-mail o felicitare electronica.
De asemenea, poate fi setat si un reminder de finalizare pontaj astfel incat sa primesti o notificare automata cu 3 zile lucratoare inainte de ultima zi din luna pentru a-ti reaminti termenul de finalizare a pontajului.
12. Gestionare facila si stocare securizata a documentelor
MyStaff Documents permite importul bulk pentru documente in format .pdf, .txt, .csv, .xls, .xlsx, .dbf, .jpg si cautarea in baza de date dupa multiple criterii precum nume, companie, status document.
Pe langa administrarea datelor, MyStaff Documents permite extragerea si stocarea de metadate care descriu fiecare document, gestionarea documentelor electronice, cat si a celor scanate de angajat sau de companie, precum si stocarea in orice format electronic.
13. Administrare beneficii angajati
Prin intermediul modulului MyStaff Flexible Benefits poti administra catalogul de beneficii acordate angajatilor si poti gestiona procesul de aderare la programele de beneficii flexibile pentru intreaga organizatie.
MyStaff Flexible Benefits ofera totodata si posibilitatea ca angajatii sa vizualizeze, prin portalul Self Service, in timp real o lista completa a beneficiilor flexibile pe care le pot accesa, suma maxima disponibila in care se pot incadra beneficiile alese, fara a depasi plafonul, precum si costul total generat de beneficiile alese.
14. Eficientizare comunicare interna
MyStaff News, parte din suita MyStaff, functioneaza ca un suport pentru departamentul de resurse umane al oricarei companii prin crearea de stiri in orice moment, cu posibilitatea de a alege data la care vor fi transmise, si prin obtinerea de confirmari pentru luarea la cunostinta a anumitor categorii de informatii, care sunt obligatorii.
Angajatii vor putea astfel sa vizualizeze in Employee Self Service stirile transmise de catre departamentul HR, sa aiba acces rapid la noile proceduri / schimbari ale regulamentului de ordine interioara si sa descarce documente puse la dispozitie de catre companie.
