Gestionarea proceselor de salarizare poate fi o provocare majora pentru companii, mai ales intr-un mediu economic si legislativ dinamic, cum s-a aratat deja inceputul lui 2025. Smartree vine in ajutorul specialistilor HR cu solutii concrete, menite sa optimizeze fiecare etapa a procesului de salarizare, reducand erorile si economisind timp pretios pentru acestia, prin:
- Planificarea lunara a serviciilor
- Prelucrarea informatiei
- Calculul salarial si generarea documentelor
- Raportare detaliata
Planificarea lunara a serviciilor
Un proces eficient de salarizare incepe cu o planificare riguroasa, care ne permite sa adaptam activitatile si termenele la cerintele specifice fiecarei companii. Aceasta etapa include:
- Crearea unui plan de desfasurare lunar: planul detaliaza activitatile esentiale pentru efectuarea calculului salarial, inclusiv colectarea informatiilor privind angajatii, procesarea datelor si generarea documentelor necesare. Aceasta asigura o aliniere perfecta intre echipa Smartree si client.
- Agrearea planului cu clientul: echipa noastra colaboreaza activ cu fiecare reprezentant al clientului pentru a se asigura ca toate cerintele sunt incluse si aprobate in avans, eliminand riscul unor surprize neplacute in timpul procesului.
- Transmiterea informarilor legislative: orice modificare legislativa este integrata in timp util in proces, datorita unui sistem bine pus la punct de monitorizare a noutatilor juridice relevante. Astfel, clientii raman in permanenta in conformitate cu reglementarile legale.
Prelucrarea informatiei
Prelucrarea informatiei reprezinta una dintre cele mai importante etape, asigurand precizia si corectitudinea datelor. Procesul nostru include:
- Colectarea datelor: primim informatiile necesare, cum ar fi pontajele, concediile medicale, modificarile salariale sau sanctiunile. Formatul standardizat folosit de Smartree simplifica colaborarea si minimizeaza timpul necesar verificarii introducerii datelor in sistem.
- Verificarea si corectarea neconcordantelor: orice neconcordanta intre informatiile furnizate si cele asteptate este identificata si notificata imediat clientului. Acest pas este crucial pentru a evita erori in calculul final.
- Importul pontajelor lunare: dupa verificarea automata, datele sunt importate in sistemele noastre sigure si pregatite pentru procesare. Acest pas asigura continuitatea procesului de salarizare, indiferent de volumul de date gestionate. In cazul in care sunt identificate erori in pontaje, sistemul returneaza atentionari si nu permite introducerea de date eronate in pontaj.
Calculul salarial si generarea documentelor
Pe baza informatiilor procesate, Smartree efectueaza calculul salarial respectand toate reglementarile in vigoare si cerintele companiei. Aceasta etapa presupune:
- Calcularea salariilor si a taxelor aferente: echipa noastra ia in considerare toate aspectele legale, de la impozite la contributii sociale, pentru a asigura un rezultat corect si conform.
- Generarea documentatiei specifice:
- State de plata: Rapoarte detaliate privind salariile angajatilor;
- Centralizatoare: Analiza fondului de salarii si a taxelor aferente;
- Declaratia 112: Document oficial, pregatit pentru depunerea de catre client;
- Fisiere multicash: Utilizate pentru efectuarea platilor salariale;
- Fisiere pentru tichete de masa: Configurate in functie de furnizorul ales de client;
- Buletine salariale: Acestea sunt disponibile online prin intermediul portalului nostru „Employee Self Service”, oferind angajatilor acces rapid si transparent atat la datele personale cat si la cele salariale.
Raportare detaliata
Raportarea este un aspect esential pentru monitorizarea si analiza activitatilor de resurse umane. Smartree ofera:
- Acces instant la peste 40 de rapoarte standard: aceste rapoarte acopera o gama larga de indicatori, de la performanta angajatilor la analiza costurilor salariale.
- Rapoarte personalizate: fiecare client poate solicita rapoarte specifice pentru a raspunde unor nevoi particulare de afaceri.
- Suport dedicat: responsabilii de cont Smartree sunt mereu disponibili pentru a oferi asistenta si solutii rapide.
Smartree se angajeaza sa transforme gestionarea salarizarii intr-un proces simplu, eficient si sigur. Cu un flux bine structurat si o echipa dedicata, ajutam companiile sa economiseasca timp, sa reduca erorile si sa ramana in conformitate cu legislatia in vigoare.