Munca la distanta a aparut ca raspuns la evolutia tehnologiei, dar si la schimbarile economice si sociale, care au facut posibila si necesara o astfel de forma de lucru. Pe langa pandemia din 2020, in contextul globalizarii si al schimbarii mentalitatilor, a devenit necesar ca echipele sa poata lucra de la distanta, permitand membrilor sa isi desfasoare munca din diferite zone geografice. Dupa salariul atractiv, oamenii au ajuns sa caute din ce in ce mai mult un job sau o companie care sa ofere posibilitatea lucrului remote. Nevoia de flexibilitate, confortul, echilibrul dintre viata profesionala si cea personala si reducerea anumitor costuri, sunt cateva dintre beneficiile muncii la distanta ce ajuta la cresterea productivitatii pe piata muncii. Insa cum poate influenta desfasurarea activitatii la distanta aspecte precum calcului salarial?
Definitie si cadru legal
Conform legii 81/2018, telemunca este o forma de organizare a muncii in care salariatul presteaza atributiile postului in alt loc decat cel asigurat de angajator. Activitatea de telemunca se bazeaza pe acordul de vointa al partilor si se prevede in mod expres in contractul individual de munca sau printr-un act aditional la contractul individual de munca existent. Telesalariatul beneficiaza de toate drepturile recunoscute prin lege, prin regulamentele interne si contractele colective de munca aplicabile salariatilor care au locul de munca la sediul sau domiciliul angajatorului.
Programul flexibil de lucru si impactul asupra calculului salarial
Din punct de vedere salarial, un program flexibil nu afecteaza in mod direct calculul salariului de baza, acesta fiind stabil in functie de contractul de munca si orele agreate.
Totusi, monitorizarea exacta a orelor lucrate poate sa devina dificila, iar gestionarea orelor suplimentare poate crea provocari. Angajatul poate efectua ore suplimentare la solicitarea angajatorului insa este necesar acordul telesalariatului in acest sens. Munca la distanta sau telemunca trebuie sa respecte reglementarile privind timpul de munca.
Cum se modifica procesul de calcul salarial in contextul muncii la distanta si a programului flexibil
1) Supravegherea timpului lucrat si a orelor suplimentare. Salariatii cu program flexibil pot avea un numar variabil de ore lucrate saptamanal sau lunar. In acest caz, salariul poate fi calculat proportional cu orele lucrate efectiv, tinand cont de un tarif orar stabilit. Angajatorul este in drept sa verifice activitatea telesalariatului in principal prin utilizarea tehnologiei informatiei si comunicatiilor, in conditiile stabilite prin contractul individual de munca, regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, in conditiile legii in vigoare.
2) Plata orelor suplimentare si a beneficiilor in cazul muncii la distanta. La solicitarea angajatorului si cu acordul telesalariatului cu norma intreaga, acesta poate efectua munca suplimentara. Orele suplimentare se platesc si cand angajatul isi desfasoara activitatea in alta locatie decat sediul companiei, timpul de lucru este reglementat de Codul Muncii.
3) Contributii sociale si fiscale. Munca la distanta nu scuteste angajatorii si angajatii de obligatiile fiscale:
- Baza de calcul o constituie salariul brut, care poate fi influentat de reducerea orelor lucrate (in cazul muncii part-time) sau de bonusurile legate de performanta;
- Asigurarea conformitatii: este important ca angajatorii sa se asigure ca angajatii care lucreaza de la distanta respecta reglementarile privind orele de munca si ca toate contributiile sunt calculate corect in functie de numarul de ore lucrate si beneficiile acordate. Pentru angajatii care lucreaza din afara Romaniei, in cadrul muncii la distanta, pot aparea provocari legate de dublele impozitari sau de alte reglementari fiscale internationale, in functie de acordurile dintre Romania si tarile respective.
Solutii pentru gestionarea eficienta a calculului salarial in contextul muncii flexibile
1) Utilizarea platformelor de pontaj. Folosirea unui software de calcul salarial care integreaza functii de gestionare a muncii flexibile este esentiala. Acesta poate ajuta la automatizarea procesului de calcul salarial, tinand cont de diferitele tipuri de program, ore lucrate si beneficii asociate muncii flexibile. In cazul companiilor care nu au capacitatea interna de a gestiona un calcul salarial complex in contextul muncii flexibile, externalizarea acestui serviciu catre o firma specializata poate fi o solutie eficienta.
2) Automatizarea proceselor de calcul salarial. In contextul muncii flexibile, este important sa fie utilizate sisteme de pontaj care sa inregistreze corect orele lucrate, indiferent de locatie sau de tipul programului de munca. Aceste sisteme trebuie sa fie:
- Flexible, pentru a permite angajatilor sa-si inregistreze orele din orice locatie, pe orice dispozitiv;
- Integrate pentru ca datele sa fie transferate automat catre sistemul de payroll, astfel incat sa se evite erorile si sa se reduca timpul necesar pentru procesare.
3) Clarificarea politicilor interne. Personalizarea politicilor salariale in functie de tipul de munca care sa tina cont de diverse aspecte, precum:
- Calculul salariului in functie de orele efective lucrate: salariile angajatilor cu program flexibil ar trebui sa fie proportionale cu numarul de ore lucrate;
- Compensarea pentru orele suplimentare: trebuie definite clar modalitatile de plata pentru orele suplimentare lucrate sau compensarea acestora prin zile libere;
- Beneficii si bonusuri adaptate: trebuie ajustate in functie de noul context de munca, respectand legislatia in vigoare.
Munca la distanta si programul flexibil ofera beneficii, dar implica si provocari legate de calculul salarial. Angajatorii trebuie sa respecte legislatia, sa implementeze solutii tehnologice moderne si sa comunice eficient cu angajatii pentru a gestiona corect salariile, contributiile si orele suplimentare, in avantajul tuturor.